GFE: Educador Nivel 1 – Capacitación sobre los aspectos básicos. Unidad 4 (2)

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EDUCADOR NIVEL 1

CAPACITACIÓN SOBRE LOS ASPECTOS BÁSICOS

UNIDAD 4. AHORRAR TIEMPO EN LA COMUNICACIÓN

CLASE 2. Realizar búsquedas y organizar el correo para ahorrar tiempo

Permitir que Gmail te ayude

Los profesores toman cientos de decisiones importantes a diario y suelen sentirse presionados en diferentes direcciones para satisfacer las necesidades de los alumnos. La organización y la búsqueda de los correos electrónicos importantes debe ser su más mínima preocupación.

Las funciones organizativas de Gmail permiten que los usuarios clasifiquen los correos electrónicos de manera efectiva y de diversas formas. Por ejemplo, puedes agrupar los correos electrónicos por persona o tema para poder encontrar rápidamente la agenda de la reunión de departamento de mañana. Con el Gmail, puedes dejar de malgastar el tiempo buscando un mensaje entre cientos de correos electrónicos y dedicar ese tiempo a ayudar a los alumnos de formas más productiva.

Buscar y organizar los mensajes de Gmail

Puedes organizar la carpeta Recibidos de Gmail y encontrar los correos electrónicos de forma más rápida. Para ello, crea filtros, personaliza el tipo de Recibidos, aplica estrellas a los tipos de conversaciones similares y crea varias etiquetas para un único mensaje.

A continuación, analicemos estas habilidades para hacer que Recibidos sea un poco más fácil de administrar.

Personalizar el formato de Recibidos en Gmail

En la opción Configuración y Recibidos de Gmail, tienes cinco tipos de bandeja de entrada disponibles (Predeterminado, Importantes primero, No leídos, Destacados y Prioritarios). Con estos tipos de bandeja de entrada potentes, puedes hacer mucho más que personalizar la forma en que aparecen los mensajes en Recibidos.

Cuando seleccionas Prioritarios como el tipo de Recibidos, Gmail comienza a reconocer tus hábitos de correo electrónico y clasifica los mensajes en función de las acciones que sueles realizar. Esta es una gran forma de asegurarte de no volver a perderte nunca un mensaje importante. (MÁS INFORMACIÓN)

Crear filtros para dirigir instantáneamente los mensajes al lugar correcto

Los filtros de Gmail colocan los mensajes entrantes en su lugar para que estén exactamente donde deseas que estén y, al mismo tiempo, impiden que la carpeta Recibidos se encuentre desordenada.

Para crear filtros, puedes hacer clic en el ícono Ajustes y, luego, seleccionar Configuración > Filtros. Puedes aplicar filtros por remitente, contenido y archivo adjunto. Los filtros te permiten tener un control absoluto del correo electrónico y pueden garantizarte que recibas ciertos tipos de correos electrónicos en momentos específicos. (MÁS INFORMACIÓN)

Aplicar íconos visuales de estrella para organizar los mensajes relevantes

Destaca los mensajes importantes con una estrella para que luego sean más fáciles de encontrar. Para ello, haz clic en el ícono Destacar que aparece sobre la derecha de cada mensaje de Recibidos. Puedes usar estas estrellas como alertas para los mensajes urgentes o para los mensajes que se pueden responder luego de que los alumnos se van de la escuela y tienes tiempo libre. (MÁS INFORMACIÓN)

Aplicar varias etiquetas a diferentes conversaciones

Con el correo electrónico tradicional, las carpetas te obligan a elegir una sola categoría. Sin embargo, algunos correos electrónicos no son tan fáciles de ubicar en una sola categoría. Si recibes un correo electrónico del padre de un alumno en el que habla no solo de las bajas calificaciones de su hijo, sino también de la excursión al museo, ese correo electrónico puede ubicarse en varias carpetas. Con las etiquetas de Gmail, tienes la flexibilidad de clasificar los correos electrónicos de la forma que desees.

Las etiquetas se pueden personalizar y te ayudan a clasificar las conversaciones de modo que puedas encontrar y organizar los correos electrónicos con más facilidad. Para crear etiquetas en Gmail, haz clic enMás en el menú de la izquierda, debajo del botón Redactar, y elige Crear una etiqueta nueva. Selecciona las casillas de verificación junto a las etiquetas que deseas agregar a los mensajes. (MÁS INFORMACIÓN)

Buscar cualquier contenido en Gmail

La potencia de la Búsqueda de Google está incorporada en Recibidos. Con la barra de búsqueda que se encuentra en la parte superior de Recibidos, puedes buscar rápidamente conversaciones en Gmail por remitente, contenido, hora y archivo adjunto. Si usas la búsqueda, el profesor de educación especial estará contento porque podrás encontrar rápidamente el mensaje en el que te envió el cuestionario sobre el Equipo de estudio de los alumnos. Además, podrás completarlo y llegar a tiempo a la reunión sobre alumnos con discapacidad a la que asistes para poder ayudar a tu alumno. (MÁS INFORMACIÓN)

Gmail en acción

La bandeja de entrada de Prioritarios funciona mejor en un entorno escolar porque reconoce tus hábitos complejos de correo electrónico (los mensajes que abres, borras, etiquetas, sobresaltas y marcas como importantes) y coloca las conversaciones que son más pertinentes a la productividad de la clase en una posición de importancia. Este formato reconoce la importancia de los mensajes que te envía el nuevo administrador, los marca como “importantes y no leídos”, y te brinda la opción de destacarlos con una estrella luego de leerlos a fin de que descienda en la línea de producción, pero que no se pierda de vista (para que no olvides los objetivos profesionales que debes enviar antes de las vacaciones).

De forma similar, los filtros, estrellas y etiquetas ordenan automáticamente las conversaciones en un espacio personalizado del navegador de correo electrónico. Para optimizar el flujo de trabajo de forma efectiva, una profesora usa esta función cuando recibe correos electrónicos del especialista en intervención sobre un alumno que tiene dificultades de aprendizaje y al que se le asignan clases particulares. La profesora tiene intenciones de ayudar al alumno, ya que creó un filtro para que los correos electrónicos del especialista en intervención que contengan el asunto “clases particulares” reciban la etiqueta “intervención”, se marquen como “importantes” y se destaquen con una estrella para dar a entender que se necesita intervención docente de forma urgente.

Independientemente del filtro, etiqueta o estrella que contenga una conversación de Gmail, el poder de la Búsqueda de Google te permite encontrar cualquier mensaje que hayas recibido. Puedes encontrar rápidamente los tres correos electrónicos que intercambiaste con los padres de un alumno que tiene problemas de tardanza a fin de trabajar juntos en la búsqueda de una solución.

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